10 Tipps zur E-Mail-Bewerbung

Online-Bewerbungsportale sind fragengeführt und schränken mit vorgefertigten Boxen die Antwortmöglichkeiten stark ein. Größere Darstellungsmöglichkeiten bieten E-Mail-Bewerbungen und damit auch mehr Möglichkeiten, Fehler zu machen. Schlechte Formulierungen, Rechtschreibfehler, unterschiedliches Layout oder unterschiedliche Schrifttypen in Anschreiben und Lebenslauf, zu viele Dateien im Anhang oder auch zu große – dies sind die häufigsten Fehler, die man in einer E-Mail-Bewerbung machen und sich damit ganz schnell aus dem Pool möglicher Kandidaten herauskatapultieren kann.

Die eigene E-Mail-Adresse sollte einen seriösen Eindruck machen, bestenfalls hat man eine E-Mail-Adresse, in welcher der eigene Name vorkommt. E-Mails mit Adressen wie "Bussibärchen@..." oder "Schrauber@..." werden meist nicht geöffnet und landen gleich im Papierkorb.

Die heutige EDV macht es möglich, mit einem Klick gleich Bewerbungen an 20 Logistikunternehmen zu verschicken. Auf den ersten Blick hat man viel Arbeit gespart, aber erfahrene Personalverantwortliche erkennen das sofort. Jede Bewerbung sollte individuell auf das Unternehmen zugeschnitten sein, das schafft man mit einem persönlichen Ansprechpartner und dadurch, dass man spezifische Informationen über das Logistikunternehmen mit einfließen lässt. Dies bedeutet zwar mehr Arbeit, erhöht jedoch die Erfolgschancen.

Eine E-Mail-Bewerbung sollte zielgerichtet versendet werden. E-Mails an Adressen wie "info@spedition..." oder "kontakt@spedition..." landen meist in einem großen Pool von Anfragen an das Unternehmen. Niemand fühlt sich direkt angesprochen oder verantwortlich und diese Bewerbung wird, wenn überhaupt, nur mit großer Verzögerung weitergeleitet. Daher muss im Vorfeld abgeklärt werden, wie die genaue E-Mail-Adresse des verantwortlichen Ansprechpartners lautet. Dies kann durch einen kurzen Telefonanruf geklärt werden. Es gibt nur wenige Unternehmen, die dies nicht wünschen.

Die Betreffzeile ist wichtig, weil sie das erste ist, was der Adressat sieht. Sie sollte aussagekräftig und kurz sein und Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Der Adressat sollte auf den ersten Blick erkennen können, worum es geht: "Bewerbung" und der Name der Position sind hier die Eyecatcher. Beispiel: „Initiativbewerbung als Leiter Supply Chain Management (m/w/d)“ oder „Bewerbung für die Position als Leiter Einkauf (m/w/d)“.

E-Mail-Bewerbungen sind grundsätzlich nur an eine Person im Unternehmen zu schicken. Kopien, die mittels der CC-Funktion an mehrere Personen gesendet werden, führen häufig zu Verwirrung. Eine Ausnahme könnte sein, wenn man sich auf Empfehlung eines Mitarbeiters bewirbt und dieser Person eine Kopie schickt. Wenn man eine Kopie für die eigenen Unterlagen benötigt, bedient man sich der BCC-Funktion, dies kann der Adressat dann nicht erkennen.

Auch wenn eine Bewerbung in den Augen des Bewerbers äußerst wichtig ist, sollte man von dem Gebrauch einer Dringlichkeitsstufe absehen. Dies erweckt in den Augen des Adressaten häufig den Eindruck, dass der Bewerber sich in einer Notlage befindet. Auch die Anforderung einer Empfangsbestätigung ist an dieser Stelle im Bewerbungsprozess nicht angebracht.

Eine E-Mail-Bewerbung besteht aus einem gut formulierten, kurzen Text (mit E-Mail-Footer) und dem PDF-Anhang. Der E-Mail-Footer, auch Signatur genannt, sollte Name, Anschrift, eine Festnetz- oder Handy-Nummer und die E-Mail-Adresse enthalten. Wenn man über ein Xing-Profil verfügt, welches relevante Informationen für die Bewerbung enthält, ist hier der richtige Platz für den Link. Der Anhang besteht aus dem Anschreiben, dem Lebenslauf (mit eingescanntem Bewerbungsfoto) und den Anlagen. Der Anhang sollte aus maximal zwei Dateien bestehen. Es sollte vermieden werden, jedes Dokument in einer einzelnen Datei abzuspeichern. In die erste Datei sollte das Anschreiben abgespeichert werden und in die zweite Datei Lebenslauf und Anlagen. Die einzelnen Dateien sollten mit sinnvollen Namen versehen werden, da diese Namen für den Empfänger auch lesbar sind. Insgesamt sollte der Anhang eine Größe von 4 MB nicht überschreiten. Um sicher zu gehen, dass Formatierungen, Farben, Layout und Bilder beim Adressaten auch gut ankommen, empfiehlt es sich, die Bewerbung sich selbst zuzuschicken. Nicht alles, was technisch machbar ist, muss auch angewendet werden, da man nie weiß, über welche Einstellungen das E-Mail-Programm des Empfängers verfügt.

Die Generationen Y und Z sind geübt im Chatten und wenden dabei oft einen „lockeren“ Schreibstil an. Die Entscheidungsträger in den Logistikunternehmen sind meist im Alter zwischen 40 und 60 Jahren und sie sind noch groß geworden mit einem etwas „formelleren“ Schreibstil. Logische Konsequenz ist, dass sie auch in einem solchen angesprochen werden wollen. Das geht los mit der Anrede. Ein "Hi!" in einer Bewerbung ist unangebracht. Auch ein „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist weniger zu empfehlen, da dies zu unpersönlich ist. Die beste Möglichkeit zur Ansprache ist die persönliche mit Namen. Die korrekte Schreibweise ist wichtig! Ebenso sind Titel zu beachten, ein „Dr.“ ist in Deutschland ein Namensbestandteil. Ein „Tschüss“ oder „Ciao“ am Ende des Anschreibens ist ebenfalls unangebracht, man sollte besser mit dem bewährten „Mit freundlichen Grüßen“ abschließen. Das viel verbreitete „Du“ im Chatten ist für eine Bewerbung nicht passend, selbst wenn in der Personalsuchanzeige die Zielgruppe mit „Du“ angesprochen wird. Viele Bewerbungen werden wegen Rechtschreibfehlern aussortiert. Also konzentriert Korrekturlesen und wenn man sich nicht sicher ist, eine zweite Person über die Unterlagen schauen lassen.

Entscheidungsträger wollen schnelle Informationen über einen Bewerber, ohne lange suchen zu müssen. Graphische Gestaltungselemente, wenn sie nicht anforderungsorientiert angewendet werden, können dabei schnell verwirren. Daher gilt: Eine gut strukturierte und übersichtliche Bewerbung fördert den Lesefluss und kommt gut an.